Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest Parently spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Podskarbińska 34/216, 03-829 Warszawa, KRS: 0001131568, NIP: 1182292255, REGON: 529870496 (dalej: „Fami”, „my”).
Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Możesz się z nim skontaktować pod adresem iod@hellofami.com albo listownie na adres spółki z dopiskiem „Ochrona danych”. W sprawach handlowych i dotyczących konta piszemy z adresu kontakt@hellofami.com.
Kogo i czego dotyczy polityka
Polityka dotyczy danych:
- osób odwiedzających stronę Fami dla firm (business.hellofami.com);
- osób, które wysyłają nam formularz kontaktowy lub piszą do nas w sprawie Fami;
- właścicieli, wspólników, pracowników i współpracowników sal zabaw i organizatorów zajęć, którzy korzystają z panelu Fami dla firm (app.hellofami.com/app), oraz osób reprezentujących te firmy.
Opisujemy w niej przetwarzanie danych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 („RODO”) i ustawą z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”). Polityka jest informacją o przetwarzaniu danych, a nie zgodą: zapoznanie się z nią nie oznacza zgody na marketing ani na cookies.
Dane rodziców, opiekunów i dzieci, które organizator wpisuje do panelu, opisujemy w części „Dane klientów organizatora”. Rodzice korzystający z aplikacji hellofami.com znajdą informacje o swoich danych w polityce prywatności aplikacji dla rodziców.
Jakie dane zbieramy
Dane, które przekazujesz nam sam:
- Formularz kontaktowy: imię, numer telefonu, adres e-mail, nazwa sali zabaw lub firmy, miasto, opcjonalna wiadomość oraz informacja, z której strony wysłano formularz.
- Konto w panelu: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło (przechowujemy wyłącznie jego skrót), ustawienia przypomnień i powiązanie konta z firmą.
- Dane firmy i miejsc: nazwa, adres, NIP, REGON, logo, adresy i współrzędne lokalizacji, telefon lokalizacji, godziny otwarcia, opisy, zdjęcia, oferta zajęć, cenniki i regulaminy wydarzeń. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, część z nich to Twoje dane osobowe.
- Płatności online: przy włączaniu płatności przekazujemy Stripe nazwę firmy, NIP, REGON oraz e-mail i telefon osoby zakładającej konto. Dane weryfikacyjne, w tym dane właścicieli i rachunku bankowego, podajesz bezpośrednio w formularzu Stripe. Przechowujemy tylko identyfikator konta Stripe i status jego weryfikacji.
- Korespondencja: treść wiadomości i zgłoszeń, które do nas wysyłasz, oraz notatki z rozmów handlowych i wdrożeniowych.
Dane zbierane automatycznie:
- Dane urządzenia i połączenia: adres IP, typ przeglądarki i systemu, język, rozdzielczość ekranu, przybliżona lokalizacja wyznaczona z adresu IP, czas wizyty oraz dane o błędach.
- Dane o aktywności: odwiedzone strony, źródło wejścia (np. reklama lub wyszukiwarka, w tym identyfikatory kliknięć reklam), kliknięcia, przewijanie, czas spędzony na stronie i wysłanie formularza. W panelu także czynności wykonywane w aplikacji. Za zgodą mogą to być nagrania sesji (zapis ruchów kursora, kliknięć i widoku ekranu).
- Identyfikatory cookies i podobnych technologii: opisujemy je w części „Cookies i podobne technologie”.
Dane od innych podmiotów:
- Google: jeśli logujesz się do panelu kontem Google, otrzymujemy adres e-mail, informację o jego weryfikacji i podstawowe dane profilu. Nie otrzymujemy hasła do Google.
- Stripe: status weryfikacji konta płatniczego, informacje o wypłatach i saldzie oraz wyniki transakcji.
- Google i Meta: zbiorcze raporty o skuteczności kampanii reklamowych. Nie pozwalają one nam ustalić, kim jest konkretna osoba.
- Twój pracodawca lub zleceniodawca: jeśli konto w panelu założyliśmy na prośbę firmy, w której pracujesz, Twoje dane kontaktowe otrzymaliśmy od niej.
W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
Dla każdego celu RODO wymaga podstawy prawnej. Korzystamy z wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązku prawnego (lit. c), prawnie uzasadnionego interesu (lit. f) i zgody (lit. a).
| Cel | Dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpowiedź na formularz i pokaz Fami | Dane z formularza, korespondencja | Działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (lit. b), a gdy reprezentujesz firmę – nasz uzasadniony interes w odpowiedzi na zapytanie (lit. f). |
| Prowadzenie relacji z klientami i potencjalnymi klientami w CRM | Dane z formularza, dane firmy, notatki z rozmów | Uzasadniony interes: organizacja sprzedaży i obsługi klientów (lit. f). |
| Założenie konta i świadczenie usług panelu, w tym wiadomości serwisowe (np. reset hasła) | Dane konta, dane firmy i miejsc, korespondencja | Wykonanie umowy, gdy jesteś jej stroną (lit. b); gdy korzystasz z konta jako pracownik lub reprezentant firmy – uzasadniony interes w wykonaniu umowy z tą firmą (lit. f). |
| Uruchomienie płatności online przez Stripe | Dane firmy, e-mail i telefon osoby zakładającej konto | Wykonanie umowy (lit. b) lub uzasadniony interes (lit. f), jak wyżej. Weryfikację tożsamości Stripe prowadzi na podstawie własnych obowiązków prawnych. |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i diagnozowanie błędów | Dane urządzenia i połączenia, dane o błędach | Uzasadniony interes: ochrona kont i stabilne działanie usługi (lit. f). |
| Statystyki i ulepszanie strony oraz panelu (Google Analytics, PostHog, Contentsquare, nagrania sesji) | Dane o aktywności, dane urządzenia, identyfikatory cookies; w panelu także identyfikator konta, e-mail i firma | Zgoda (lit. a) – wyrażana w banerze cookies, zgodnie z art. 399 PKE. |
| Reklama i mierzenie skuteczności kampanii (Google Ads, Meta Ads), w tym remarketing | Dane o aktywności, dane urządzenia, identyfikatory cookies i kliknięć reklam | Zgoda (lit. a), zgodnie z art. 399 PKE. |
| Wysyłanie informacji handlowych e-mailem lub SMS-em i kontakt telefoniczny w celach marketingowych | Imię, e-mail, telefon, dane firmy | Zgoda na taki kontakt, zgodnie z art. 398 PKE, oraz uzasadniony interes w promocji Fami (lit. f). |
| Obowiązki prawne, np. podatkowe, rachunkowe i obsługa Twoich praw | Dane potrzebne w danym obowiązku | Obowiązek prawny (lit. c). |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Dane potrzebne w danej sprawie | Uzasadniony interes: ochrona praw Fami (lit. f). |
Kontakt w odpowiedzi na Twoje zapytanie z formularza nie jest marketingiem bezpośrednim, o który trzeba prosić osobno. Jeśli zechcemy wykorzystać dane w nowym celu, który nie jest zgodny z celem ich zebrania, wcześniej Cię o tym poinformujemy i w razie potrzeby poprosimy o zgodę.
Dane klientów organizatora
W panelu organizator prowadzi listę swoich klientów: rodziców i opiekunów (imię, nazwisko, e-mail, telefon), dzieci (imię oraz opcjonalnie nazwisko i data urodzenia), zapisy, obecności, sesje na sali zabaw, płatności i zwroty. Na jego polecenie wysyłamy też klientom potwierdzenia, przypomnienia i zaproszenia e-mailem lub SMS-em.
W tym zakresie administratorem danych jest organizator, a Fami działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Przetwarzamy te dane wyłącznie po to, by świadczyć organizatorowi usługę, i nie wykorzystujemy ich do własnej reklamy. Prośby dotyczące takich danych, np. o ich usunięcie, klient powinien kierować do organizatora; jeśli trafią do nas, przekażemy je organizatorowi.
Organizator odpowiada za to, by mieć podstawę do przetwarzania danych swoich klientów i poinformować ich o tym. Panel nie służy do zbierania danych o zdrowiu ani innych danych szczególnych kategorii – nie wpisuj ich w polach, które nie są do tego przeznaczone.
Gdy rodzic korzysta z własnego konta w aplikacji hellofami.com, Fami przetwarza jego dane również jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w polityce prywatności aplikacji dla rodziców.
Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych osobowych. Przekazujemy je tylko w zakresie potrzebnym do danego celu:
- Dostawcom usług, którzy działają w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia: Amazon Web Services (przechowywanie plików i kopii zapasowych w regionie Frankfurt, wysyłka e-maili), dostawcy serwerów, Attio (system CRM), PostHog (analityka produktu), Contentsquare (analityka panelu), Sentry (diagnostyka błędów) i Google (Google Analytics, tag Google).
- Stripe – przy włączaniu i obsłudze płatności online. Stripe weryfikuje firmę i jej właścicieli oraz zapobiega oszustwom jako odrębny administrator. Szczegóły: polityka prywatności Stripe.
- Google i Meta jako dostawcom reklam – za Twoją zgodą. Google Ireland Limited i Meta Platforms Ireland Limited mogą wykorzystywać dane z cookies marketingowych również we własnych celach, jako odrębni administratorzy. Za zbieranie i przekazanie danych przez piksel Meta odpowiadamy wspólnie z Meta; Meta odpowiada za ich dalsze przetwarzanie. Szczegóły: Google i Meta.
- Rodzicom korzystającym z hellofami.com – publiczny profil organizatora: nazwa, adresy i telefony miejsc, opisy, zdjęcia i oferta zajęć. W wiadomościach o rezerwacjach klienci widzą nazwę organizatora.
- Operatorom telekomunikacyjnym i dostawcom map – przy wysyłce SMS-ów oraz wyświetlaniu mapy w panelu (OpenStreetMap Foundation otrzymuje adres IP i informację o wyświetlanym fragmencie mapy).
- Google przy logowaniu – jeśli wybierzesz logowanie kontem Google.
- Doradcom, organom i nabywcom – prawnikom, księgowym i audytorom w zakresie ich pracy; sądom i organom publicznym, gdy wymaga tego prawo; a także inwestorom lub nabywcy przedsiębiorstwa w razie połączenia, sprzedaży lub innej transakcji dotyczącej Fami, z zachowaniem poufności.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców ma siedzibę lub zaplecze poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych (PostHog, Sentry, Google, Meta, Stripe) i Wielkiej Brytanii (Attio, OpenStreetMap Foundation). Dane mogą być wtedy przetwarzane w tych krajach, nawet jeśli korzystamy z serwerów w Unii Europejskiej.
Przekazujemy dane poza EOG tylko na podstawie przewidzianej w rozdziale V RODO:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony – dotyczy to m.in. Wielkiej Brytanii oraz amerykańskich firm certyfikowanych w ramach EU–US Data Privacy Framework;
- standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.
Kopię stosowanych zabezpieczeń i informację, którzy dostawcy z nich korzystają, otrzymasz, pisząc na iod@hellofami.com.
Jak długo przechowujemy dane
Przechowujemy dane tak długo, jak wymaga tego cel, w którym je zebraliśmy, a potem usuwamy je lub anonimizujemy. Przy ustalaniu okresów bierzemy pod uwagę rodzaj danych, ryzyko dla Ciebie, cel przetwarzania i przepisy prawa.
- Formularz kontaktowy i CRM: do zakończenia rozmów o współpracy. Jeśli nie zostaniesz naszym klientem, do czasu, gdy kontakt przestanie być aktualny, albo do Twojego sprzeciwu.
- Konto w panelu i dane firmy: przez czas obowiązywania umowy z organizatorem lub do usunięcia konta, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń – co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą (art. 118 Kodeksu cywilnego).
- Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową – co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane oparte na zgodzie: do wycofania zgody, nie dłużej niż czas wskazany w tabeli cookies. Dane w Google Analytics przechowujemy nie dłużej niż 14 miesięcy, a nagrania sesji w PostHog – 30 dni.
- Dane diagnostyczne i dotyczące bezpieczeństwa: przez czas potrzebny do wyjaśnienia błędu lub incydentu.
- Dane klientów organizatora: zgodnie z poleceniami organizatora i umową powierzenia.
Kopie zapasowe bazy danych są nadpisywane w cyklu ich wymiany, dlatego usunięte dane mogą jeszcze przez pewien czas w nich pozostać. Wykorzystujemy je wyłącznie do odtworzenia usługi po awarii.
Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie wszystko będzie możliwe. Bez imienia, telefonu, e-maila, nazwy firmy i miasta nie wyślesz formularza kontaktowego. Bez danych konta nie założymy Ci dostępu do panelu, a bez danych wymaganych przez Stripe nie uruchomisz płatności online. Odmowa zgody na cookies analityczne i marketingowe nie ogranicza korzystania ze strony ani z panelu.
Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16);
- usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20);
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego – zawsze (art. 21);
- wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z praw, napisz na iod@hellofami.com albo na adres spółki. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; przy złożonych sprawach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Realizacja praw jest bezpłatna. Dane konta możesz też poprawić w ustawieniach panelu.
Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Za Twoją zgodą Google i Meta mogą analizować Twoją aktywność, żeby dopasować wyświetlane Ci reklamy Fami. Nie ma to wpływu na warunki, na jakich korzystasz z Fami.
Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dopasowane do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenia (HTTPS), kontrolę dostępu, przechowywanie haseł w postaci skrótu, kody weryfikacyjne przy zmianie danych kontaktowych i kopie zapasowe. Żaden system nie jest jednak w pełni odporny na ataki. Nie udostępniaj innym danych logowania, a na wspólnym komputerze wyloguj się z panelu po pracy. Podejrzenie naruszenia ochrony danych zgłoś na iod@hellofami.com.
Linki do innych serwisów
Na stronie znajdziesz linki do serwisów, których nie prowadzimy, np. Instagrama. Po przejściu do nich obowiązują zasady prywatności ich właścicieli, za które nie odpowiadamy. Sam link nie przekazuje im danych z naszej strony.
Zmiany polityki
Aktualizujemy politykę, gdy zmieniają się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja i data ostatniej zmiany są zawsze na tej stronie. O istotnych zmianach użytkowników panelu poinformujemy e-mailem lub w panelu. Zmiana polityki nie zastępuje zgody tam, gdzie jest ona wymagana.